北京成龙慈善基金会行政管理制度

证照、印章管理制度

为完善基金会的制度建设，规范使用证照、印章行为，提高工作效率，保证严肃性，维护基金会的公益形象，依据《基金会管理条例》、《北京成龙慈善基金会章程》以及相关规定，特制定本制度。

一、证照、印章管理

现有证照、印章明细：

被授权的证照、印章保管人员，要认真履行职责，妥善保管证照、印章，严格按规定的审批程序和权限范围使用证照、印章，并及时做好登记；若因工作变动或特殊情况，需移交证照、印章使用及保管责任，必须经领导批准，并严格办理交接手续。

二、证照、印章的使用

（一）因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先在行政部填写证照使用登记，写明拟用证照资料名称、原/复印件、使用事由、使用及归还日期等信息，经秘书长审批同意后方可使用。

（二）因工作需要必须加盖、借用印章时，应先在行政部填写印章加盖/借用登记，写明拟用印章的文件名称、份数、使用事由、使用及归还日期等信息，由行政部对文件内容进行审阅、了解，核对无误后报秘书长审批通过方可使用。

（三）行政部应对加盖基金会印章的文件进行扫描档案留存，原则上不允许加盖重要信息不明或空白的文件，如却有需要，须在填写完成文件内重要内容信息后补全存档文件。

（四）因工作需要借用将印章带离单位的，需要按照当日借还的原则，确须隔日归还的应与领导说明情况，并得到批准。

三、审批权限

（一）不涉及钱款的证照、印章使用申请，应经秘书长审批同意；

（二）涉及钱款、财务及合同的证照、印章使用申请，应提供完善的相关资料，向秘书长提出申请，所涉钱款超过5万元（含）的还应报理事长审批， 如所设钱款超过200万元（含）的，须增加成龙会长（代表）审签。

一、证照、印章的刻印和报废

（一）基金会公章，合同专用章、财务专用章、法人代表章，统一报批（报备）经批准后刻制。印章刻就后，由基金会发文启用，并报送主管部门备案。必要时，由基金会对外发布相关公告。

（二）由于机构变动而停止使用或损坏报废的印章，必须及时上报领导批准后，一律交行政部统一封存或销毁，不得继续使用或自行处理。

（三）对违反规定使用印章或因印章保管、使用不当而造成不良后果和损失的，将视其情节, 追究当事人的相关责任。

五、本规定自发布之日起执行。

档案管理制度

为了加强北京成货慈善基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高本会文书档案的综合利用效率，特制定本制度。

一、档案管埋部门

本基金会秘书处行政部是本会文书档案的管理部门，其主要职责如下：

（一）组织制定或参与制定档案立卷、建挡和归档工作的相关规章制度。

（二）认真做好基金会、秘书处各类文书挡案的收集、整理、保管和利用工作。

（三）指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。

（四）负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。

（五）努力提高挡案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

二、 档案管理体制

（一）归档范围

1. 规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。

2. 本会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。

3. 本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。

4. 本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

5. 证件性文书资料：包括基金会法人登记证书、银行开户许可证以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

6. 财务、会计及其管理方面的文件材料。

7. 员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

8. 本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

9. 声像制品资料：包括本会在其各种公益慈善活动活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

10. 本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

2、 管理部门

（一）由行政部负责档案的集中管理；

（二）项目部、财务部及秘书处日常开展工作中积累的所有档案，包括：文件、协议合同、项目资料、图片、录音、视频、函件、填报资料、财务文件、会计资料、 账表、票据等，应每季度汇总移交行政部负责统一管理；

（三）已建档留存的档案文件不得随意处置，如有借阅、使用、更新需报秘书长审批。

三、 档案的分类与编制

（一）行政部应及时将各部门日常工作中所涉档案资料收集完整。

（二）档案应按照年份、部门进行分类，并设立类目，编制文件编号。

（三）各部门向行政部移交档案资料时应登记所交付档案的具体明细。

四、 档案借阅

（一）档案的借阅方式

1. 提供档案原件。

2. 提供档案复印件。

3. 提供文件索引资料。

（二）档案的借阅管理

1. 凡需使用挡案者，均须填写《文件调阅单》；

2. 一般案卷仅供在阅看、复印，不得带离基金会办公室；

3. 借阅期限不得超过10天，到期归还；如需再借，应办理续借手续；

4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告秘书长；

5. 外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经领导批准后方可借阅，且不得带离基金会办公室。 其复印内容也须经领导同意，且审核后方能带出。

五、 档案销毀管理

（一）对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经秘书长鉴定，报理事长批准后，按规定销毁；

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

（三）销毁文件必须在基金会内进行，文件销毁后，档案管理人应在销毁注册上签字。

五、本制度自发布之日起执行。

物资管理制度

一、目的 

为了加强对基金会物资的管理，保证基金会物资的安全、完整，并结合基金会的实际情况，特制定本管理办法。

二、适用范围 

本管理办法适用于基金会的物料消耗品等资产的管理。

三、管理责任 

行政部负责对资产的统一管理，按自购资产、捐赠资产两类分别建档管理；

四、物资的验收入库

入库物资行政人员必须严格核检质量和数量，并将准确数据记录在册。

五、物资的储存保管

（一）行政人员对库存物资负有管理责任，不得有丢失、损坏等现象；

（二）行政人员应加强对物资的管理，加强防火防盗措施，确保库存物资的安全。

六、物资的出库管理

（一）各类物资出库时必须填写物品领用登记表；

（二）库房是财务重地，非保管人员不得随意进出停留，不允许代存私人物品，不得私自拿出、外借物品；

（三）凡属借用物资，保管人员和借用人有责任和义务按期收（交）回。

七、资产盘点

每年12月月末由行政部依据资产管理表进行盘点工作。盘点中发生资产损坏、遗失的情况，及时向秘书处领导汇报情况，查明责任人后应照价赔偿。

五、其他有关规定

（一）一切进库房人员不得携带火种，背包，手提袋等物进库；

（二）库房内不得堆放易燃易爆物品；

（三）库房不准代存私人保管物品；

（四）仓库必须备齐消防器材，做到人人会使用消防器材，并定期检查、更换，消除一切安全隐患。

六、本制度自发布之日起实施执行。

固定资产管理制度

为了加强固定资产管理，提高固定资产的使用效率，实现固定资产科学化、规范化管理，制定本制度。

一、范围及管理责任

固定资产是指单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产，单位价值虽未达到上述标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产。

行政部履行资产管理的工作职能，负责固定资产的购置、登记、维修、盘点、报废等 具体事项。

二、固定资产的购置

（一）购置固定资产，由使用部门提出书面申请，由行政部根据年度预算编制采购计划、询价，经秘书长或会长批准后，由行政部统一实行采购。

（二）资产购置过程中应当维护基金会权益，采购前进行必要的市场调查、充分了解所购商品的市场行情，在保证所购商品的质量、档次、功能、技术支持、售后服务等前提下，努力降低采购成本，择优采购。

（三）固定资产价值超过1万元时，采购人员应当货比三家，或采用类似于招标的方法进行采购，确定供货单位后及时完善报批手续，签订购销合同。

三、固定资产的登记

（一）资产登记包括资产的入库登记、领用登记、盘点登记和报废登记。

（二）行政部应对固定资产建立台账。新购置的固定资产统一由行政部填写入库单， 负责验收配发，使用人在固定资产台账上签收。

（三）财务部门根据行政部填写的入库单、经办人及审批领导签字的发票登记入账，行政部与财务部定期进行核对，每年一次。

四、固定资产的使用、维护

（一）行政部应当根据资产特点、使用条件等因素确定各类财产的合理使用年限；

（二）根据“谁使用、谁保管”的原则，使用人员对自己使用的资产应尽保管之责，保证资产在使用年限内基本完好；

（三）平时应当做好资产的清洁、防潮、防蛀等保养工作；

（四）使用时应当按照使用说明书和有关规定要求正确使用，避免因保养、使用不当而发生损坏现象；

（五）杜绝因保管失职而发生失窃现象；

（六）造成人为损坏和丢失的要按评估价进行赔偿；

（七）固定资产一般不准带回家或外借他人使用，更不准化公为私；

（八）若需借用，应经领导批准，办理借用手续，并及时归还；

（九）如有违纪外借或侵占公物者，要限期追回，并按情节轻重给予处罚；

（十）工作人员在办理离职手续前，必须到行政部办理固定资产移交手续，否则，人事、财务部门不予办理相关手续；

（十一）行政部应妥善保管固定资产，正确使用，精心维护，对于费用较大的设施和财产发生故障或损坏需要维修的，由行政部提出申请，秘书长审批后，行政部联系专业单位进行维修。

五、固定资产的盘点

（一）固定资产盘点每年末进行集中盘点，临时盘点根据需要确定。

（二）盘点内容：做到账、物相符，是否毁损等。

（三）盘点程序：行政部根据固定资产清单逐一进行清查。

六、固定资产的报废

对于使用时间较长、损坏严重不能继续使用的固定资产，由行政部填写《固定资产 报废（报损）申报表》报秘书处，由秘书处签署意见后会同财务部门报领导审批或理事会会议通过 后，方可进行账务处理，行政部收回残值。

七、本制度自发布之日起执行。

比价及招投标管理制度

为适应社会发展形势，规范基金会项目管理体系，促进基金会健康发展，依据《中华人民共和国招投标法》及基金会的相关规定制定此制度。

使用基金会资金进行运作的公益活动项目，包括工程建设类、服务采购类以及物资采购类的比价及招投标活动（以下简称“招标项目”）均适用本制度。招标应遵循公开、公正、公平、择优选择和诚实信用的原则。秘书处负责基金会所有招投标及比价项目实施过程的全程监督。

一、范围:

（一）可以询价、比价及招标范围:

（二）可以不招标及比价的范围:

1. 基金会有针对某项采购有两年以上或有3次项目以上合作记录的合作方；

2. 需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的；

3. 采用招标方式进行招标的项目，但由于其专业技术性较强或项目只适合相关专业部门或协会进行的，如对外友好交流类项目。

（三）可以不招标但应比价或询价的范围:

1. 基金会自订机票，境内外酒店住宿服务；

2. 紧急情况下（指临时发生的，必须需要在7天内提供服务的情况，或采用招标可能会影响项目运行的），需要立刻提供服务的；但应当询价，情况允许应当比价。

二、招标管理

（一）招标应采取公开招标或邀请招标进行。不招标及比较或仅比较不招标的情况下，应当由项目部/承办部门以书面形式上报情况说明，得到秘书长及理事会批准。

（二）基金会应成立招投标工作组，负责基金会招投标工作组织、管理。招标工作组由基金会理事、秘书长及财务负责人组成。招标程序:

1. 项目部/承办部门向工作组提出招标申请；

2. 项目部/承办部门编制招标文件，并交工作小组审核。经工作小组审核批准后发标。招标文件发售期不得少于五天;

3. 需要设定标底的项目由项目部/承办部门提供市场信息，财务部门组织编制；

4. 工作小组召开预备会，对开标前有关事项进行审议；

5. 发布招标公告或招标邀请书。招标公告和招标邀请书应当载明招标人的名称和地址、招标项目的内容、数量、实施地点、工期、获取招标文件的地点、时间、收取的费用和对投标人的资质要求等内容；

6. 向合格的投标人出售或分发招标文件，进行答疑；

7. 投标人在截止时间前将标书及资料送达投标地点；

8. 截止时间前，投标人可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的有效组成部分。

（三）采用邀请招标的，项目部\承办部门对拟邀请投标的单位及其资质等情况报预备会审核后，方可发出招标邀请。

（四）如工作组审核中认为拟邀请名单遗漏或拟邀请单位不符合要求的，或拟邀请单位数量不足或过多，应进行增补或剔除。审核、确定发标邀请单位的情况应有书面记录或会议纪要。

（五）预备会是开标会的准备会，参加人员为招标工作组成员。根据招标项目的情况一次或多次召开预备会。

（六）预备会一般由项目部\承办部门负责人主持。

（七）预备会须形成会议纪要，并由到会的工作组成员签字。预备会及开标会由实施项目部\承办部门至少提前一天通知工作组、评标小组、各相关部门和人员。应到会人数超过三分之二方可开会。

（八）招标文件必须加盖基金会印章后方可发出。一经发出，不得随意修改或增加附加条件。因特殊情况确需修改或补充，需经招投标工作组组长批准，在投标截止前以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的有效组成部分。

（九）投标人应按招标文件规定提交标书及投标函。

（十）投标人应将要求的投标文件盖章密封（密封处需盖章），并派专人送至基金会项目处。

（十一）如投标文件密封不符合要求，工作小组有权将之作为废标处理。

（十二）已发出的招标文件若需进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。不足15日的，招标项目部应当顺延提交投标文件的截止时间。

（十三）自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日。

（十四）对招标文件有异议的，应当在投标截止日期十日前提出。招标项目部应当在收到异议之日起3日内作出答复，作出答复前，应当暂停招标投标活动。

三、开标、评标、定标

（一）开标应当在招标文件进行。

（二）基金会相关人员不得与投标人有串通破坏投标及投标秩序的行为。

（三）开标由招标工作组组长主持，邀请所有投标人参加。开标应当按照下列规定进行：

1. 核实参与开标的投标人身份证明；

2. 应当众检查投标书的密封情况，经确认无误后，由工作小组人员当众拆封所有有效投标文件，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容；

3. 开标过程应在《***招标报告》中予以记录，与参加开标、评标人员签到表一并存档备查。

（四）提交投标文件的投标人少于三个或开标时经审查确认有效的标书少于三个或所有投标被评标组否决的，应当依法重新招标。

（五）在开标时，投标文件出现下列情形之一的，应当作为无效投标文件，不得进入评标：

1. 投标文件未按照招标文件的要求予以密封的；

2. 投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书（原件）及委托代理人印章的；

3. 投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的；

4. 投标人未按照招标文件的要求提供投标保函；

5. 投标文件不符合招标要求的；

6. 组成联合体投标的，投标文件未附共同投标协议的；

7. 评标组认为投标人的投标价格可能低于成本或明显低于其他投标价格或者是明显低于标底价格的，且投标人不能合理说明或不能提供相关证明材料的。

（六）评标由评标组进行。评标组由工作组成员、技术人员、专家组建的总人数为三人以上的单数组，组长由基金会秘书长担任。与投标人有利害关系的人员不得进入评标小组。

（七）评标应当按照招标文件规定进行评审并签字确认；有标底的，应参考标底。

（八）评标组可以用书面形式要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明。

（九）招标工作组根据评标组的评审意见，编制《****招标评标报告》，报秘书长签批，确定中标人。

（十）项目部\承办部门应在确定中标单位后及时向中标单位发出《中标通知书》，并注明合同签订限期。

（十一）中标合同不得转让。中标单位放弃中标项目不能签订合同的，工作组可以依排序选择中标候选单位，并报领导批准。

（十二）发现投标人串标或围标行为的，取消资格。

四、比价、询价

（一）比价、询价程序：

1. 项目部\承办部门制定采购比价计划及采购询价单；

2. 确定采购要求，项目部\承办部门进行询价准备，选择询价供应商名单；

3. 项目部\承办部门应在发送询价通知时附图纸或规范给询价供应商（若适用），并明确报价期限。

4. 询价整理和结果呈报：

(1) 项目部\承办部门向供应商进行询价，完成询价单，应留存记录，同时完成询价对比报告；

(2) 由工作小组进行审核，确定最终供应商，交秘书长批准。

五、附则

（一）招投标资料由工作组收集后交档案管理。

（二）基金会以前文件与本制度有抵触的按本制度规定执行；本制度未涉及或法律另有规定的，按国家法律执行。

（三）本制度解释权归北京成龙慈善基金会。

（四）本制度自理事会通过之日起施行。